1、為何使用它(Why)
系統化的工作方式可以幫助分辨哪些才是值得去做的工作。
制定一份沉長的代辦事項表只會浪費時間，好好規劃自己的生活才有好處。
2、這是甚麼(What)
創新的工作流程法則(生產力流程法則；PWF)：讓雍塞爆量的工作負擔中，找到一個解套方法。
主旨：做事要少，不要貪多，集中精神才能事半功倍。
3、主要應用的時機(When)
上班的8小時。
4、誰適用該方法(Who)
想要好好管理上班時間的人。
5、 如何使用(How)：
創新的時間管理術：生產力流程法則(PWF)；生產力=分辦輕重+安排時間+集中精神+隨時應變+終結循環+管理體能
6、養精蓄銳，做好能量管理
 |
(1)分辨做甚麼(分辦輕重)
l 定期檢討「個人投資報酬率」，才會知道自己需要甚麼，甚麼該削減。(個人投資報酬率；ROI：[投資所獲得的收益-投資的成本]/投資的成本=所得到的百分比)
l 把待辦事項分成短期(如每日的「高效事項」；特定日期內完成，但分量合理的工作)、長期(如未來的「重大事項」；包括本來預定的工作計劃，尚未到期的待辦事項)，如此才能方便管理，釐清輕重緩急。
Note：
「重大事項」中的基本項目：所有能想到重要但不緊急的工作全部寫出來，包括你所有希望「總有一天」會完成的工作。
(2)排定時間表(安排時間)
l 建立好工作清單，應依下列三個角度檢視：
a、每月預先安排(把「總有一天」要完成的「重大事項」，設好「開始日期」，讓他們可以自動被排入每日的「高效事項」)
b、每週反覆貫徹，回顧一週以來，是否還有未完成或是遺漏的工作項目。
c、每晚「高效」分類(花十五分鐘安排一下明天的「高效事項」清單，決定好各個項目的輕重緩急。
Note：
不要把「高效事項」認為是「非完成不可」清單，反而是要把她想成「打算要做」的清單，讓行程更有彈性。
l 安排時間的原則：
a、只要情況許可，就把工作安派或是發包出去。
b、自己設定期限
c、排定優先順序，但保持彈性
d、找出一天之中的黃金工作時段
Note：
建立好自我的工作期限，就來估算一下每天大概需要多少時間來做哪件事。
時間管理就是自我管理，也就是管理自己，不要誤用時間，造成產能低落。
(3)集中注意力(集中精神)
集中注意力：分心為工作流程中的一道障礙，干擾造成分心(外在干擾：吵雜的環境；內在干擾：源於自己的內心)
Note：
解決分心的方法：
a、避免無謂的多工
b、不要拖拖拉拉
c、戒掉完美主義
d、停止自怒自艾
e、別過度社交
(4)處置新進資訊(隨時應變)：
處理新進資訊：有效搜尋資料(如使用搜尋引擎，要問對問題)
l 資料整理術(資料分類項目)：
a、正在使用或是馬上要用到的資料(每天用到)
b、專案或是客戶等事務性的資料(每月用到)
c、參考資料(每年用到一次，如已結案的專案資料)
d、文獻參考(一年使用不到一次)
l 資訊管理原則
a、黏著不放
b、當機立斷
c、有始有終
d、三分鐘原則
e、清空收件匣
f、養成習慣
l 6D資訊管理流程(決策程序)
a、丟棄(Discard)：丟棄無用的訊息
b、丟給別人(Delegate)：委派或分派(Distribute)在職權範圍內，盡可能地把工作分派出去。
c、動手做(Do)：有的工作要親自動手、即時處理
d、訂定日期(Date)：現在沒時間處理的工作，預定一個處理的日期。
e、丟進資料夾(Drawer)：未來參考用資料，分類進行歸檔。
f、擋掉訊息(Deter)：阻擋調不相關的資訊。
l 時間管理牽涉到三個動作
a、紀錄(事件發生時，馬上輸入系統)
b、整理(彙整工作資訊，安排工作形成以及起迄日期)
c、查詢(隨時查詢備忘，提醒時間到該做甚麼事)
Note：
分級資訊處理流程：如事先找出工作重要性分級。
(5)終止效率鬼打牆(終結循環)
l 終結效率鬼打牆：修正工作流程中不順暢的部分，去除、置換掉不堪使用的部分。
l 執行管理：流程時，遇到失敗或瓶頸，只要適時更新或是調整，就可以解決問題。
6、運用在甚麼地方(Where)
工作、時間管理。
7、應用的範例
教導小孩子了解數學"垂直"的概念
(1)分辨做甚麼(分辦輕重)
a、以5W2H釐清工作目的
Who(小孩子)、Where(家中)、When(放學後)、Why(讓小孩集中專注力、有興趣了解"垂直"的概念)、What(使用簡單易懂的教學方式)、How(製作故事)、How much(待估算；以時薪1千元計算)。
b、先將工作大項填好(劃分階段)
「高效事項」(ToDo；待辦事項；短期內該做的事)：尋找垂直的相關定義資料、編制生活故事、以生活故事講解垂直。
「重大事項」(計畫；預計的行動、活動)：重新定義垂直、教學後的檢核。
c、在每個工作大項中，細分所有工作內容(工作量多少、約需要多少人日的工時)：
尋找垂直的相關定義資料(2人時)：上網找資料(1人時)、彙整資訊(0.5人時)、歸納資訊(0.5人時)
編制生活故事(4人時)：故事大綱(0.5人時)、故事情節(0.5人時)、故事編寫(3人時)
以生活故事講解垂直(1.5人時)：故事前氣氛培養(0.5人時)、講故事(1人時)
重新定義垂直(1人時)：引導小孩子定義(0.5人時)、一起討論定義的正確(0.5人時)
教學後的檢核(2人時)：測試觀念的了解程度(1人時)、生活方面的應用(1人時)
工作量為10.5人時。
d、因果關係
尋找垂直的相關定義資料→編制生活故事→以生活故事講解垂直→重新定義垂直→教學後的檢核
(2)排定時間表(安排時間)
甘特圖
要件
|
工作項目
|
相依因素
|
工時(人時)
|
預算
|
工期(一天3人時)
| |||||||
開始
|
週一
|
週二
|
週三
|
週四
| ||||||||
1、尋找垂直的相關定義資料
| ||||||||||||
1.1、上網找資料
|
1
|
1,000
| ||||||||||
1.2、彙整資訊
|
1.1
|
0.5
|
500
| |||||||||
1.3、歸納資訊
|
1.2
|
0.5
|
500
| |||||||||
1
|
2、編制生活故事
| |||||||||||
2.1、故事大綱
|
0.5
|
500
| ||||||||||
2.2、故事情節
|
2.1
|
0.5
|
500
| |||||||||
2.3、故事編寫
|
2.2
|
3
|
3,000
| |||||||||
2
|
3、以生活故事講解垂直
| |||||||||||
3.1、故事前氣氛培養
|
0.5
|
500
| ||||||||||
3.2、講故事
|
1
|
1,000
| ||||||||||
1、3
|
4、重新定義垂直
|
1
| ||||||||||
4.1、引導小孩子定義
|
0.5
|
500
| ||||||||||
4.2、一起討論定義的正確
|
4.1
|
0.5
|
500
| |||||||||
1
|
5、教學後的檢核
|
3
| ||||||||||
5.1、測試觀念的了解程度
|
1
|
1,000
| ||||||||||
5.2、生活方面的應用
|
1
|
1,000
| ||||||||||
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