我六點一定要下班的心得

1、為何使用它(Why)

「六點以後的時間」不是用來追進度，而是讓自己長進的資源。

2、這是甚麼(What)

把「不加班」當目標，才會開始找方法。

3、主要應用的時機(When)

長期工作需要加班。

4、誰適用該方法(Who)

長期工作需要加班的人。

5、 如何使用(How)

l   這樣安排，工作再多也準時下班。

(1)管理時間可以用一些APP，如Time Recording(工時計算機)、Sleep Bot Tracker Log(管理睡眠時間)、Ever note(筆記軟體)。

(2)定期刪除資料，找資料更省時省力。

(3)「馬上回覆」其實最沒效率。

(4)便利貼管理法：幫你管理工作時間，掌握工作節奏(以半小時或一小時為單位，在便條紙上清楚標明待辦事項)。

一眼及看出工作的重要和緊急程度(按照重要∕緊急程度分類)，隨時讓你先做重要的事，十分鐘完成一件工作安排(寫入執行當日的時間表)。

例如：

時間	待辦事項	工作重要程度和內容	備註
9：00	規劃今日行程		提醒新人
10：00	部們會議	討論新企畫案、帶新人

Note：

要打造溝通良好的高效率工作環境，最重要的就是所有工作內容都必須「透明化」。

作要兩成，就先溝通：要做到「報告、聯絡、討論」三件事。「20%進度報告」制度(工作完成度到達20%左右，就要向主管報告。目的是為了避免做完之後才發現方向錯誤、資料不足等問題)。

(5)把所有該做的事先列出來，並且按期限反推，平均分配工作。

Note：

為每一件事設定工時，不是一直做下去。以截止時間為優先考量，回推工作進度。

Note：

必要性的工作先做。

(6)自我檢查表：每三個月檢討一次工作效率和工作上其他需要調整的地方。

Note：

每三個月定期舉辦「工作盤點會議」，檢查大家的工作分配是否平均，減少加班的狀況。

6、運用在甚麼地方(Where)

工作、生活、問題解決。

7、應用的範例

教導小孩子了解數學"垂直"的概念

l   便利貼管理法：

善用思考框架(思考架構)，就能掌握大多數課題，如5W2H思考架構。

l   解決問題的能力

將工作分解，分解為：尋找垂直的相關定義資料、編制生活故事、以生活故事講解垂直、重新定義垂直、教學後的檢核。

步驟：

(1)把資訊寫在便利貼上

尋找垂直的相關定義資料、編制生活故事、以生活故事講解垂直、重新定義垂直、教學後的檢核

(2)依照架構排列便利貼

尋找垂直的相關定義資料→編制生活故事→以生活故事講解垂直→重新定義垂直→教學後的檢核

(3)在記事本上將資訊分為三類

ToDo(待辦事項；短期內該做的事)：尋找垂直的相關定義資料

計畫(預計的行動、活動)：編制生活故事、重新定義垂直、教學後的檢核

創意(想到的點子、訊訊)：以生活故事講解垂直

(4)結束的工作就撕掉

l   管理時間的能力

To Do的整理方法：

(1)已緊急與重要與否分成兩條軸線

(2)將便利貼貼在記事本上執行日期的頁面(工作按照便利貼，自動去實行)

(3)集中在能產生附加價值的A、B事項上

(4)不用做D事項

(5)重複性的作業用便利貼來架構化(按照時間流程，依序考量各項作業)

緊急	(A) 尋找垂直的相關定義資料	(C) 重新定義垂直、教學後的檢核
不緊急	(B) 編制生活故事、以生活故事講解垂直	(D)
	重要	不重要

(1)today time table	(2)To do list	(3)Weekly to do
9:00尋找垂直的相關定義資料 9:30尋找垂直的相關定義資料 10:00 xxxxxxxxxxxxxxxx	編制生活故事、以生活故事講解垂直	教學後的檢核
	(4)Want to do
	重新定義垂直

8、其他參考的管理工具

l   利用郵件，有效安排工作順序(最好以一個部門或一組為單位)。

設計「上班前的郵件」的四個原則：

(1)用十五分鐘為單位制訂工作進度表。

(2)排定工作進度表後，再次評估自己能否按表順利完成工作。

(3)設定工作進度時，要符合「準時下班」的原則，以正常下班為目標。

(4)將所有工作的優先順序，依工作的重要程度標示出來。

「下班前的郵件」作為一整天忙碌工作的總結，紀錄實際工作的時間，確認預估時間與實際工作時間的差異。檢討工作的過程中，哪些部份需要修正，思考發生錯誤的原因。

l   外出隨身攜帶一份「五分鐘工作明細」(一些只要用五分鐘，就能完成的工作)。

9、其他參考的資料

有限時間下，大腦最有創造力(集中力專注)。

常見面，不如提供有用的情報，利用每一次拜訪客戶的機會，和對方打聽相關的情報，為自己爭取更多有利的資訊。

善用中場休息的十五分鐘：和客戶討論完成第一個重點後，可以要求15分鐘的休息時間。將十五分鐘分成三個部分，五分鐘總結一下剛剛討論的內容，並整理出等一下要回覆客戶的答案，五分鐘打電話回公司確認有無其他緊急事件，五分鐘再確認一次「今天一定要討論出結論的三大重點」。

開會前先模擬一遍，找出最能說服對方的方法，讓對方接受你的提案，最好在十五分鐘內完成這些準備工作。

主管交代部屬做事，提醒他截止日期，清楚告訴工作的重要程度(甚麼工作要優先處理，並且和他們確認好進度)。

每天坐在辦公室加班，就像把自己侷限在一個小框框裡，能獲得的資訊變少，成長也會因此受到限制，視野也無法擴展。

「自我感覺良好的使命感」：有些主管總是覺得工作自己做比較好，或是認為這些工作只有自己能做好，就把所有工作一肩扛起。